و این قسمت می خوام در مورد عوامل انحراف در پروژه صحبت کنم که باعث میشه از برنامه یا Schedule که از قبل آماده کردیم فاصله بگیریم. همه می دونیم که انحراف از هزینه، منابع و زمان برآورد شده در پروژه ها یک امرعادی است اما نباید از این نکته غافل بشیم که شناخت هر چه بهتر عوامل انحراف ما رو توی مسیر کنترل این انحرافات کمک زیادی میکنه.

 تغییر در نیازمندی ها

یکی از معضلات پروژه ها عدم در نظر گرفتن درست محدوده (Scope) پروژه می باشد. با پیشرفت پروژه در طول چرخه عمر خود، جزئیات محدوده پروژه شفاف تر می شود. (که به این مرحله اصطلاحاً تفصیل فزاینده گفته می شود) عدم هم خوانی اطلاعات جدید با فرضیات قبلی (فاز برنامه ریزی) منجر به تغییر در نیازمندی ها و محدوده پروژه می گردد. این امر در پروژه های تحقیقاتی (بخصوص پروژه هایی که نمونه مشابه قبلی نداشته اند) بیشتر مشاهده می شود.

• درخواست های تغییر تایید شده

در این مورد بر خلاف مورد قبل که گروه برنامه ریزی حداکثر تلاش خود را جهت تشخیص درست محدوده پروژه انجام می دهد، مشتریان و یا سایر ذینفعان پروژه بدلیل عدم درک صحیح از همبستگی های عوامل مختلف دخیل در پروژه درخواست اعمال تغییر در بخشهایی از پروژه را می دهند، که این تغییرات ممکن است موجب افزایش زمان و هزینه ای فراتر از آنچه در ابتدا برآورد شده است، گردد. اگرچه این موارد انحرافات تایید شده هستند، با این حال جزء انحرافات در نظر گرفته می شوند.

• مشکلات عملکردی

این مشکلات در پروژه هایی که در کشور ما انجام می شود به وفور یافت می شود. در هنگام برآورد کردن خط مبنا (Set Baseline) در خصوص نرخ هزینه واحد و منابع مورد نیاز فعالیت ها، فرضیاتی را می پذیریم که با توجه به عدم وجود ثبات در شرایط اقتصادی به سرعت تغییر کرده و ما را با بحران در ادامه اجرای پروژه مواجه خواهد  ساخت. به عنوان مثال یک منبع ممکن است با یک نرخ ثابت درنظر گرفته شده باشد، اما منبع واقعی استفاده شده در پروژه ممکن است گران تر یا ارزان تر از این مقدار باشد. و یا ممکن است یک تامین کننده بنا به دلایلی از تامین مواد اولیه ما صرف نظر کند، در این صورت باید به دنبال تامین کننده جدید باشیم.

• برآورد غلط

در نتیجه پیچیدگی و عدم قطعیت موجود در پروژه ها، همواره مواردی وجود دارد که در آنها برآورد غلط انجام می شود. از این موارد می توان به در نظر نگرفتن یک جزء یا بخش کاری مهم، خطاهای محاسباتی، داده های غلط از منابع نا مطمئن و یا دانش اندک تیم در خصوص محدوده برآورد شده اشاره کرد. بطور مثال ممکن است شخص برنامه ریز میان دوفعالیت که از لحاظ منطقی هیچ گونه رابطه ای با یکدیگر ندارند ایجاد ارتباط نماید و یک رابطه زائد در برنامه خود ایجاد کند.

هر یک از این دلایل ایجاد انحرافات باید در طول چرخه عمر پروژه به خوبی درک و مدیریت شوند. پیگیری پیشرفت پروژه، تهیه خط مبنای جدید (Reschedule کردن برنامه) و همچنین تهیه برنامه ریسک پروژه از جمله تکنیک هایی هستند که برای این منظور می توان از آنها بهره برد.

منبع: tpmg.ir