آشنايي با اصول مديريت حرفه اي پروژه

PMP

مفهوم علمي پروژه چيست؟

از آنجا كه واژه پروژه project بصورت حرفه اي بايد بطور معين تعريف گردد به دو تعريف استاندارد از پروژه مي‌پردازيم:

1-    براساس استاندارد Pmbok در نسخه 2004 :

"پروژه تقبل و تعهد جهت تلاش و اقدام موقت براي ايجاد يك محصول يا خدمت يا نتيجه منحصربفردي مي‌باشد."

2-    تعريف پروژه براساس استاندارد سيستمي ISO 10006 :

"مجموعه منحصر بفردي از همكاري و فعاليت‌هاي گروهي با نقطه شروع معين و نقطه پايان معين كه بوسيله فرد يا سازماني با اهداف مشخص در طي زمان و هزينه و عوامل عملكردي معين معرفي و پيگيري مي‌شود."

مهارتهاي عمومي و كليدي براي مديران پروژه:

در كنار يك پروژه معين علاوه بر تخصص‌هاي لازم، يك مدير پروژه لازم است مهارتهاي مديريتي زير را داشته باشد تا بتوان اميدوار بود كه پروژه با موفقيت به انجام مي رسد اين مهارتهاي كليدي عبارتند از:

1-    ارتباطات مؤثر: براي تبادل اطلاعات نياز مي‌باشد مدير پروژه از ارتباطات مؤثر برخوردار باشد.

2-    قدرت نفوذ سازماني: مدير پروژه بايد از قابليت لازم براي نفوذ سازماني برخوردار باشد تا برنامه‌هاي پروژه را به پيش برد.

3-    قدرت رهبري: توانايي ايجاد چشم‌انداز و استراتژي و ترغيب كاركنان براي رسيدن به اهداف پروژه

4-    قدرت مذاكره و مديريت بحران: توانايي مذاكره و مشاوره با ديگران و ايجاد توافق براي رسيدن به اهداف پروژه.

5-    توانايي حل مسئله: مهارت شناسايي و تعريف مشكل، تعيين عوامل جايگزيني و تجزيه و تحليل عوامل و تصميم گيري جهت حل مسئله.

مفهوم پيكره دانش مديريت پروژه PM Body of Knowledge :

فرايندها و دانش لازم براي مديريت پروژه:

دانش لازم براي مديريت پروژه در 9 گروه مديريتي و فرايندهاي اجراي پروژه در 5 گروه فرايندي تقسيم شده اند.

در حوزه دانش مديريت پروژه شناخت عوامل موثر بر پروژه و مديريت آنها مي تواند فرايندهاي اجراي پروژه را بمنظور دستيابي به هدف يكپارچه (integrate) نمايد.

ابزارها و تكنيك‌هاي دانش كه 9 موضوع دانشي مي‌باشند عبارتند از:

1-    مديريت يكپارچه سازي (Integration Management) : فرآيندي است كه جهت يكپارچه سازي و همكاري بين عوامل مختلف درگير پروژه صورت مي‌گيرد در اين فرايند پروژه بعنوان يك فرايند يكپارچه از تقسيم وظايف و قدرت اعضاء تيم پروژه برنامه‌هاي اصلي و زيربرنامه‌ها و مديريت و اجراي پروژه بر نظارت و كنترل پروژه و فاز رسمي خاتمه پروژه را دنبال مي‌نمايد.

2-    مديريت قلمرو پروژه (Scope Management) : اجراي فرايندهاي پروژه نيازمند مشخص بودن حوزه و قلمرو پروژه هستند و تعيين اين موضوع كه قلمرو برنامه ريزي و حدود آن و قلمرو ساختار اجرايي كار و قلمرو كنترل و مميزي پروژه بايد مشخص و مديريت گردند.

3-    مديريت كيفيت (Quality Management) : فعاليت‌هايي كه تعيين مي‌كند كه چه اقداماتي را بايد سازمان داد و بمنظور اينكه پروژه رضايت ذينفعان را براساس تعهدات كسب نمايد و هم چنين نحوه ضمانت‌ها و كنترل‌هاي لازم را براي رسيدن به كيفيت مطلوب مديريت نمود.

4-    مديريت زمان (Time Management) : فرآيندها براي انجام كامل نياز به صرف زمان دارند مديريت زمان تعيين فعاليت‌ها و توالي آنها صرف منابع و تخمين زمان هر مرحله و تهيه جدول كنترل زمان‌بندي‌هاي پروژه مي‌باشد كه براي هر پروژه‌اي از اهميت ويژه‌اي برخوردار مي‌باشد و در كشور ما نقاط بحران پروژه ها قلمداد مي‌گردند.

5-    مديريت هزينه (Cost Management) : فرآيندهايي كه پروژه را تا زمان تكميل منطبق با بودجه مصوب مديريت مي‌نمايد در اين فرايندها مرتباً تخمين هزينه ها و بودجه مصوب كنترل مي‌گردند و در صورت تنظيم صحيح بودجه با مديريت هزينه مي توان پروژه را به انجام رساند.

6-     مديريت منابع انساني (Human Resource Management) : فرآيندهايي كه براي ساماندهي منابع انساني لازم براي پروژه مي باشد را شامل مي باشد در اين فرآيند برنامه‌ريزي، انتخاب اعضاء تيم، نگهداري و توسعه تيم پروژه توسط آموزش و تقسيم مسئوليت‌ها و تفويض اختيارات را شامل مي گردد.

7-    مديريت ارتباطات (Communication Management) : براي اجراي بموقع فرايندها نياز به اطمينان از وجود اطلاعات كافي براي مديريت پروژه مي باشد در اين فرايند برنامه‌ريزي ارتباطات و نحوه توزيع اطلاعات تهيه بموقع گزارشات عملكردي و ارسال آن به سهامداران و ذينفعان موردتوجه مي باشد.

8-    مديريت ريسك (Risk Management) : فرآيندي كه لازمه اش شناسايي و تعيين نيازها و انتظارات سهامداران و ذينفعان با منابع بهينه مي باشد در اين فرايند ايجاد حساسيت در رسيدن به ارزشهاي تعريف شده، تجزيه و تحليل وظايف، انديشه پردازها و تعيين پيچيدگي ها و انتخاب و تديل داده ها به نتايج موردانتظار مي باشد.

مديريت  ريسك شامل تعيين احتمالات و رخدادهايي كه مي‌تواند به طول يا هزينه يا كيفيت پروژه كمك يا به آن آسيب برساند در اين رويكرد نكات مغاير و بعضاً ناسازگار در سناريوهاي متفاوت موردتوجه قرار مي‌گيرد فرايندهاي اين رويكرد برنامه‌ريزي، تعيين و تهيه تجزيه و تحليل‌هاي كيفي و كمي و برنامه‌ريزي بمنظور واكنش نظارت و كنترل بر پروژه مي‌باشد.

پيكره دانش مديريت پروژه شامل مجموعه‌اي از حوزه‌هاي دانشي ابزارها و تكنيك‌ها و همچنين از فرايندهاي متوالي مديريتي مي‌باشد.