PMBOK (که به عنوان انستيتو مديريت پروژه مي باشد) مديريت پروژه را اين گونه تعريف مي نمايد: مديريت پروژه ابزاري براي شناخت ،مهارت و روش هاي فني است تا فعاليتهاي پروژه را به نيازهاي اصلي (اهداف) پروژه برساند.

اولين موضوع در مديريت پروژه اين است که اطمينان حاصل کنيم که پروژه با محدوديتهاي مشخص تعريف شده باشد.

دومين موضوع که مي تواند بحث جالبتري نيز باشد ، بهينه سازي اختصاص منابع و يکسان سازي داده هاي مورد نياز به منظور دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده پروژه مي باشد. يک پروژه يک سري فعاليتهاي کاملاً مشخص است که از منابع (مالي،انساني،مواد،انرژي،فرصت،تدارکات وارتباطات و...) به منظور رسيدن به اهداف از پيش تعيين شده استفاده مي نمايد.

تعريف پروژه

پروژه يک کار موقتي است که فقط يک بار و به منظور ايجاد يک محصول مشخص و يا خدمات مشخص انجام مي شود.يک پروژه باعث تغييرات مفيد و يا ارزش افزوده مي شود. خصوصيت موقتي و يک باره بودن پروژه آن را از فرآيندها و يا اعمالي که دائمي و يا نيمه دائمي هستند و ممکن است بارها و بارها محصول مشابه و يا خدمات مشابهي را توليد مي کنند متمايز مي سازد.

مديريت پروژه در اجراي اين مهم دو بازوي قدرتمند برنامه ريزي و کنترل، بهره مي گيرد.

برنامه ريزي: فرآيند برنامه ريزي، تعيين توالي و توازن فعاليتهاي لازم براي اجراي يک پروژه، با در نظر گرفتن زمان مورد نياز براي اجراي هر فعاليت و کيفيت تعيين شده براي آن فعاليت است.

در واقع نخستين گام در تهيه برنامه، شناخت کامل فعاليتها و درک اقتصادي ترين حالت در تنظيم سه حالت زمان، هزينه و کيفيت است.

کنترل پروژه: فرآيندي است در جهت حفظ مسير پروژه براي دستيابي به يک تعادل اقتصادي موجه بين سه عامل زمانَ، هزينه و کيفيت در حين اجراي پروژه، که از ابزار و تکنيک هاي خاص خود در انجام اين مهم کمک مي گيرد. در واقع کنترل اجراي دقيق و کامل برنامه تدوين شده براي پروژه است، به طوري که هنگام خروج از برنامه، بتوان با تشخيص علل و طرح اقتصادي ترين فعاليتها، پروژه را به نزديکترين حالت ممکن در مسير اوليه و اصلي خود بازگرداند. کنترل پروژه در اين راه از سه عامل زير بهره مي گيرد:

1.      تعيين وضعيت واقعي پروژه

2.      مقايسه وضعيت واقعي با برنامه

3.      در نظر گرفتن اقدام اصلاحي.

روش بازبینی و ارزیابی برنامه (PERT)[1]

هدف از ابداع این روش این است که در مواردی که اطلاعات زمان از گذشته برای تخمین پروژه وجود ندارد، به برنامه ریزی کمک کند. از این روش در برنامه ریزی و کنترل تولید محصول جدید و پروژه های تحقیقاتی که عوامل نامشخص در خصوص هزینه و زمانبندی باید ارزیابی گردد، استفاده می شود. امروزه Pert به ندرت در پروژه های ساخت استفاده می شود.

در Pert مانند CPM از دیاگرام منطقی برای آنالیز کردن زمان استفاده می شود. نمودار Pert به صورت فعالیت بر روی بردار ترسیم می شود. با استفاده از Pert، برنامه ریز قادر است، محتمل ترین مدت پروژه و احتمال زمان ترسیم کل پروژه و یا بخشی از آن را تخمین بزند. بنابراین Pert یک روش زمان احتمالی است، زیرا از احتمالات در محاسبات استفاده می کند.

در استفاده از این روش، بکارگیری یک سری محاسبات آماری، ضروری می باشد.

اصول اولیه احتمالات:

1.      نمودارهای توزیع فراوانی

2.      منحنی نرمال (معمولی، زنگ)

3.      قضیه حد مرکزی (CLT)[2]

تعاریف کلیدی در شبکه پرت:

رویداد:

نشانگر آغاز و انجام یک فعالیت

فعالیت:

اجزای اصلی تشکیل دهنده یک برنامه یا یک پروژه

مسیر بحرانی:

مسیری که از اولین رویداد تا حصول هدف به حداکثر زمان نیاز دارد

سازماندهی:

فرآیند سامان دادن افراد و سایر منابع برای اجرای وظایف در جهت اهداف مشترک

تعریف ساختار سازمانی:

چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت های اعضای سازمانی آن را ایجاد می کنند

برای استفاده از شبکه پرت مدیر باید:

1.      فعالیت هایی که باید اجرا شوند را معین کند.

2.      توالی فعالیت ها را مشخص کند.

3.      زمان مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت را تعیین کند.

4.      شبکه را ترسیم کند.

5.      بلندترین مسیری را که در شبکه برای تکمیل پروژه وجود دارد را معین کند.

سیستم تخمین زمان در محاسبات پرت:

در محاسبات پرت، برای هر فعالیت، سه تخمین زمانی به شرح زیر انجام می گیرد:

1.      زمان خوشبینانه[3]

2.      زمان محتمل[4]

3.      زمان بدبینانه [5]

[1]  Program Evaluation and Review Technique

[2]  Central Limit Theorem

[3]  Optimistic Time

[4]  Most Likely Time

[5]  Pessimistic Time